各学院学生工作办公室：
08级入学的学生档案归档工作即将开始，现将上交08级学生档案工作的具体要求通知如下：
1、收取08学生档案材料内容：
本科：
（1）高考成绩单
（2）高考报名表
（3）高考体检表
（4）高中学籍登记表（或高中毕业生登记表）
（5）入团志愿书
（6）其它（口语考试表、获奖证书、少数民族证明等）
专升本：
（1）专科学生登记表
（2）专科毕业生登记表
（3）专科学生成绩表
（4）其它（论文、获奖材料等）
（5）高考档案材料袋
2、08级辅导员在上交学生档案纸档材料时，同时要上报《学生入学档案材料明细表》的Excel电子稿和打印稿（A4），打印稿辅导员需本人签名。
各学院上报电子版时请按学院建立文件夹，按专业建Excel表格,按班级建子表格，每个子表格按班级名称重命名。
3、要求明细表中新生名单顺序与教务处下发的学生名条顺序相同，不得随意改动。
4、明细表中“档案中现有材料内容”和 “档案中缺少材料”两个栏目里只填写项目代号如1、2、3……。
5、档案材料不全者如缺“1、2、3”三项材料请在备注栏内注明“无高考档”；如缺第“4”项请注明“无高中档”；“无高考”和“无高中”档的学生信息整行用蓝色字体颜色标记，无入学档案的请在备注栏内注明“无档”，“无档”学生信息整行用红色字体颜色标记，辅导员须在“无档”栏后签名.只有入团志愿书的档案属于无档。无档的学生档案要打印一份“无入学档案说明”或“无纸档说明”（B5），学生本人及辅导员签字，盖学院公章后放入该生档案袋内。
6、学生档案里如有团证、入党材料（积极分子或预备党员）请辅导员取出，取出的入党材料与毕业时相关材料一起归档。档案内的任何材料不得随意抽出或丢失，不得擅自更换学生高考档案袋封皮。
7、请将降级或转入的学生姓名填在所降班级名细表的最后，并注明降级或转入前该生所在的学院、专业班级。
8、各学院学生档案材料要按规定的档案材料顺序装订后上交，交档时按班级明细表顺序进行排序。
9、口取纸要贴在档案袋正面右上角。口取纸的上格写明细表中的序号1、2、3……，下格写姓名，字迹要工整清晰。
10、对无入学档案或档案材料不全者，辅导员要及时通知本人到考生原籍招生部门或学校查找，如毕业时仍无档案，责任自负。
11、专升本的学生档案，在上交档案前复印学生成绩单二份，一份辅导员备存，另一份发给学生本人留存以备就业之用。
12、为方便各学院辅导员的信息录入工作，学生处可向各学院提供新生名单电子版。
13、学生档案上交截止时间：2008年11月30日前
请各学院负责此项工作的辅导员按通知要求，以对工作高度认真负责的态度，按时圆满地完成学生档案上交工作。
附：学生入学档案材料明细表
