为了更好地完成2009年毕业生档案发档准备工作，现将各项准备工作内容及要求培训如下：
一、 领取发档材料：
毕业生档案材料明细表（2份）、学生入学档案、2005级学生奖学金登记表（部分）（后发：转递档案通知单1份、档案袋《普通、机要》）。
说明：本校研究生、考研提前调档用普通档案袋
二、 整理与归档材料：
(一) 大学材料：（归档）
1、档案转递通知单（回执单）：学生处发
2、报到证：到学校就业指导中心领取，白色装入档案
3、大学学习成绩单：学院教学秘书转交
4、毕业生资格审查表：学院教学秘书转交
5、大学毕业生登记表：到学校就业指导中心领取
6、大学阶段受奖励材料：学院存档材料：奖学金表、荣获先进个人登记表等
7、大学阶段受处分材料：学院处分文件（毕业生）
8、体育达标证：体育部转交
9、入党材料：党员材料一律用组织部发放的专用档案袋并密封，封口处加盖总支公章。
(二) 高中（高考）材料袋：（提前整理）
1、高考成绩单
2、考生报名登记表
3、高考体检表
4、高中学生登记表（或高中毕业生登记表）
5、入团材料
6、其它
说明：
1、入学时如无档需装入“无档证明”或“无纸档说明”材料，并加盖学院公章，填写样本请参考辅导员群共享中“本科生档案工作文件夹”。
2、档案材料请务必按明细表中所列顺序装订（入学档案转来时已装订成册的不必拆开，只需按项目登记即可）。
3、为了使各学院在整理入学档案工作时进展顺利且不返工，学生处负责为学院培训整理档案的学生，毕业班辅导员可以提前联系预约，学生处将安排给予培训指导。
（三）专升本材料：（提前整理）
1、专科学生登记表
2、专科毕业生登记表
3、专科学生成绩单
4、其它
三、 填写材料
1、 毕业生档案材料明细表
按填写要求有材料的划，无材料不划，划错的辅导员要在错误处加盖名章。毕业班辅导员按明细表所列内容审核完学生档案内的材料无误后，须在审核人处签字或盖章，并填上审档日期。
2、 转递档案材料通知单：
转递档案材料通知单中存根中的转往单位应与发档单位一致。填写样本请参考辅导员群共享“本科生档案工作文件夹”
四、 电子版材料：
1、本科毕业生发档信息表（子表格2含档案材料明细表）；2、发档汇总表（见辅导员群共享中“本科生档案工作文件夹”）
（1） 2009年毕业生邮档信息明细表的输录内容见辅导员群共享“本科生档案工作文件夹”中EXSL表格，含三个子表格。
（2） 输录毕业生邮档信息电子表格时学生姓名、学号、专业班级这三项不能有空项，如有空项不能查询和导入有效数据。
（3） 凡是机关、事业单位邮档详细地址可以不用输录，只需输录：云南省教育厅、上海市高校毕业生就业指导中心等即可；企业单位或小公司必须输录详细地址，并将所在省、市、区（县）、街、号等信息完整输录
（4） 已签约的毕业生档案邮寄地址：有人事档案接收权的输录签约单位名称和地址，按就业协议书中就业单位所留的邮档地址、收件人及邮编录入；没有人事档案接收权的按派遣证上就业单位输录（这是档案发送的原则任何人不能擅自更改）；没就业的毕业生档案邮寄地址按就业指导中心下发的未落实单位的毕业生回生源地派遣单位地址录入。
五、 上报材料及要求：
1、 （1）学生档案；（2）发档汇总表1份（汇总表电子版应与纸档信息一致）；（3）《2009年毕业生档案材料明细表》1份（发档的上交，不发档的一式两份放在档案里）、（4）转递档案材料通知单存根（5）上交考研学生提前取档明细表；（6）调档函原件；（7）机要档案地址交寄单（一式两份）
2、 各学院将《2009年毕业生邮档信息明细表》输录完毕后，请按学生处转发的学校就业指导中心2009年“就业单位”进行核对，核对无误后上报电子版交学生处审核，审核合格的学院方可发放机要档案袋、档案转递通知单、邮档标签。
3、 邮档标签请贴在档案袋中间的位置（勿遮盖我校名称与地址），并按 档案号顺序排好档案。
4、 上报电子档时，凡属于提前取档、本校研究生、不毕业、改派留档四种情况之一者，辅导员须在毕业生邮档信息表中四中情况栏内，标注“是”，连同学生姓名等信息一律用兰颜色字体标出。不发档原因两种情况兼有只标一种。
5、 各学院请按发档、不发档分类上交档案，所有上交档案均按档案机要号、专业班级顺序排序。按不发档原因归类时，每类档案上附表三、表四。
6、 毕业生档案明细表中缺材料项暂空不填，并用铅笔在档案袋的右上角标出所缺材料的名称，如“无成绩单”“无资格审查表”“无毕业生登记表”等。
7、 明细表中审档人：辅导员签字或盖章均可，填写时间：2008.7.10 ；不发档的时间不填。
8、 提前发档和本校毕业研究生只交名单。
9、 上报后的材料原则上不允许变更，特殊情况确需变更，请将材料按要求全部予以更新。
10、 材料上报时间：2009年7月5日起
说明： 提前完成工作的可随时联系上报
六、 时间安排：
1、 7月初左右 到学生处领取发档标签
2、 7月15日前 各学院上交毕业生发档全部材料
说明：由于上交档案材料时间比较集中，请各学院提前预约上交时间
七、 注意事项：
1、 整理毕业生档案材料时要妥善保管，不可遗失，不可随意不装，不可漏放、错放；
2、 档案袋封皮不用填写，标签一律打印，格式见附件模版样式；
3、 参加档案编号的范围：正常毕业的学生和延缓毕业的学生；降级的学生放在所在专业班级的最后；
4、 档案袋封面“收”字前的填写注意事项：
①、凡是寄往公司（工厂）的档案：写“人力资源部”收；
②、凡是寄往人才交流中心的档案：写“人事代理”收
③、凡是寄往部队的档案：写“政治部干部处”收；
④、凡是寄往学校（事业单位、机关）的档案：写“人事处”收；
⑤、凡是考取外校研究生的档案，要严格按录取学校调档函的要求填写，并将所需粘贴的邮档信息贴上；
⑥、考取本校研究生的邮档地址：
哈理工大学
研究生处（收）
⑦、凡寄往当地人事局或收件单位不详者请填写“大学毕业生档案管理办”；
档案工作责任性强，希望毕业班辅导员认真做好毕业生档案的整理、装档、发档信息核对及档案材料检查工作，保质保量的完成任务。同时请各位辅导员严格遵守工作日程安排，在规定的时间内上报各种材料，遵守操作规程，按时完成各项工作。
