各学院学生工作办公室：
为确保2011级本科学生档案归档工作顺利完成，现将上交2011级学生档案工作具体事宜通知如下：
一、上交学生档案材料的内容：
1、本科：高考、高中档案材料袋
（1）高考成绩单(口语考试成绩单)；
（2）高考报名及政审材料：考生报名登记表、考生报考信息卡、高考志愿表、思想品德考核表、少数民族证明、承诺书等；
（3）高考体检表；
（4）高中档案材料：高中学生登记表（学籍簿）、高中毕业生登记表、高中成长发展手册、高中体检表、高中获奖证书复印件等；
（5）入团志愿书
2、专升本：专科毕业档案材料袋
二、上交学生档案材料的要求：
1、上交专升本学生档案前，需将档案中专科学生成绩单复印二份，一份辅导员备存，另一份盖学院公章后发给学生本人留存，以备就业之用。上交专升本学生档案要将档案袋口封好，密封处需加盖学院公章。
2、各学院上报纸质材料时，还要上报电子版材料。纸质材料用A4纸打印，辅导员本人签名。
3、电子版材料请按文件夹上报，文件夹命名：Ｘ年Ｘ学院新生档案文件夹； 文件夹内每个学院或每个辅导员建一个Excel表，辅导员名字后面加括号，标注所带专业名称；Excel表格里子表格按专业班级重命名。凡上报的电子版材料学院要留存备查。
4、档案材料登记表中学生名单顺序原则上按学号升序排列。有学籍异动的学生，姓名填在班级名细表最后。本学院学生请注明异动前的专业班级，非本学院需注明异动前的学院及专业班级。
5、档案材料登记表中“档案中现有材料”栏里只填写材料代号。未上交入学档案填“无档”，并用红色字体标记。只有入团志愿书的档案属于“无档”。
6、凡属入学无档者需打印一份“无入学档案说明”（A4），学生本人及辅导员签字，盖学院公章，装入档案材料袋内。
7、对无入学档案材料的学生，各学院要及时通知本人尽快查找，如毕业时仍无入学档案，责任自负。
8、学生档案里如有获奖证书原件、团证、入党材料（积极分子或预备党员）要取出并做好登记，学生入党材料应妥善保管，其余材料一律退还给本人。
9、档案内的任何材料不得随意抽出或丢失，不得擅自更换学生高考档案袋封皮。
10、学生档案内材料须按明细表中的材料顺序整理并装订。学生档案按班级登记表中序号排序捆好后上报。填写档案袋右上角边框内的信息要清晰准确。
11、存档材料一律用黑色碳素笔填写。
三、上交学生档案材料时间要求：
专升本：2011年10月30日前
本 科：2011年11月30日前
为圆满完成此项工作，学生处将对各学院新生辅导员进行档案工作培训，请届时参加。
附：上报2011年入学档案材料存档电子版信息
