各学院学生工作办公室：
为顺利完成2013级本科学生档案归档工作，现将上报2013级学生档案工作具体事宜通知如下：
一、收缴学生档案材料与项目代码内容：
（1）高考成绩单；
（2）高考材料：高考相关的材料，材料装订顺序：口语成绩单、考生报名登记表、考生报考信息卡、高考志愿表、思想品德考核表、少数民族证明、承诺书等；
（3）高考体检表；
（4）高中材料：高中阶段相关材料，材料装订顺序：高中学生登记表（学籍簿）、高中毕业生登记表、高中成长发展手册、高中体检表、高中获奖证书复印件、小学与初中材料等；
（5）入团志愿书；
二、上交学生档案材料的要求：
1、各学院上报纸质材料时，还需上报电子版材料。纸质材料用A4纸打印，辅导员本人签名。
2、电子版材料请按文件夹上报，文件夹命名：**学院新生档案文件夹；文件夹内建一个或多个Excel表格，Excel表格按专业名称重命名，专业名称后加括号，括号内标注辅导员姓名；若仅一人带班，按该辅导员姓名重命名。凡上报的电子版材料学院要留存备查。
3、档案材料登记表中学生名单顺序原则上按学号升序排列。有学籍异动的学生，请将姓名填在班级名细表最后，并在“现有档案材料”栏内填上其档案信息代码。本学院内降级或休学的学生，请在“情况说明”栏中标明档案存放的学院、班级。
4、要认真做好纸质档案材料的信息登记工作。请将纸质档案材料按信息代码填入“档案中现有材料”栏内，对未上交档案材料者，用红色字体填上“无档”。只交入团志愿书的档案属“无档”。
5、对未按时上交入学档案材料的学生，需填写“无档说明”，并将其（A4版）放入该生档案材料内。学院应尽快通知无档学生补交档案，补交入学档案时间为次年3月末截止，超期不予受理。
6、学生档案里如有获奖证书原件、团证、入党材料（积极分子或预备党员）要取出并做好登记，入党材料存放学院，其余材料一律退还给本人。
7、档案内的任何材料不得随意抽出或丢失，不得擅自更换或遗弃学生原始高考档案袋封皮。
8、每份学生档案材料须按登记表中的材料代码顺序，进行整理并装订。学生档案按登记表中序号排序，上附打印登记表，按汇总表中专业班级顺序排序，捆好后上报学生处。
9、存档材料一律用黑色碳素笔填写，原则上所填报的档案材料信息不允许有涂改。
10、上报材料经学生处审核合格后，方可填写《学生档案材料明细表》，明细表须妥善保存，待整理毕业生档案时备用。
三、上交学生档案材料时间：
2013年11月30日前
为圆满完成此项工作，学生处将于9月27日对各学院新生辅导员及学生档案工作助理进行工作培训，请按时参加。
附：上报2013年入学档案材料存档电子版信息
二O一三年九月十六日
发至：各有关部门 2013年 9月 16日
